Incassokosten berekenen 2026: wat mag je rekenen als je klant niet betaalt?
Kort antwoord: Hoe bereken je incassokosten?
Met de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% tot € 200.000 en 0,5% daarboven, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij een factuur van € 1.200 is dat € 180,00. Met een zakelijke klant mag je in je contract iets anders afspreken; zonder afspraak geldt de staffel. Bij een consument moet je eerst een kosteloze aanmaning met 14 dagen betaaltermijn sturen. Daarnaast mag je wettelijke rente rekenen: voor handelstransacties sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar.
Een klant die niet betaalt, kost je geld en tijd. De wet geeft je twee middelen om dat terug te halen: incassokosten voor het werk dat je buiten de rechter om doet om je geld te krijgen, en wettelijke rente over de periode dat je klant te laat is. Wat je mag rekenen, hangt af van de hoogte van je factuur en of je klant een bedrijf of een consument is. Hieronder staat de staffel uitgerekend en met de rekentool reken je je eigen vordering uit.
De staffel voor incassokosten
De buitengerechtelijke incassokosten (BIK) bereken je over de hoofdsom, het openstaande bedrag van je factuur:
| Deel van de hoofdsom | Percentage | Maximaal opgeteld |
|---|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% | € 375 |
| Over de volgende € 2.500 | 10% | € 625 |
| Over de volgende € 5.000 | 5% | € 875 |
| Over de volgende € 190.000 | 1% | € 2.775 |
| Boven € 200.000 | 0,5% | € 6.775 (maximum) |
Het minimum is € 40. Wat dat in de praktijk betekent, zie je pas als je het per factuurbedrag uitrekent:
| Openstaande factuur | Incassokosten | In % van de factuur | Totaal te vorderen (zonder rente) |
|---|---|---|---|
| € 100 | € 40,00 | 40,0% | € 140,00 |
| € 250 | € 40,00 | 16,0% | € 290,00 |
| € 500 | € 75,00 | 15,0% | € 575,00 |
| € 1.000 | € 150,00 | 15,0% | € 1.150,00 |
| € 2.500 | € 375,00 | 15,0% | € 2.875,00 |
| € 5.000 | € 625,00 | 12,5% | € 5.625,00 |
| € 10.000 | € 875,00 | 8,8% | € 10.875,00 |
| € 25.000 | € 1.025,00 | 4,1% | € 26.025,00 |
| € 50.000 | € 1.275,00 | 2,5% | € 51.275,00 |
Bij kleine facturen weegt het minimum zwaar. Tot een hoofdsom van ongeveer € 267 kom je met 15% niet boven de € 40 uit, dus geldt het minimum. Bij een factuur van € 100 zijn de incassokosten daardoor 40% van het bedrag; bij € 10.000 is het nog maar 8,8%. Voor een zzp’er met veel kleine opdrachten is de staffel dus relatief gunstig, voor grote projecten juist niet: wie meer wil, moet dat vooraf met de zakelijke klant afspreken.
Zakelijke klant of consument: wat is het verschil?
| Zakelijke klant (bedrijf, overheid) | Consument | |
|---|---|---|
| Incassokosten | Staffel, tenzij je in je contract iets anders afspreekt | Staffel; geen afwijking mogelijk |
| Eerst aanmanen? | Niet verplicht; je kunt de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen | Ja: eerst een kosteloze aanmaning met 14 dagen betaaltermijn, zonder aanmaningskosten |
| Wettelijke rente | Handelsrente: 10,4% sinds 1 juli 2026 | Wettelijke rente: 4% sinds 1 januari 2026 |
| Verjaring vordering | 5 jaar na afloop van de betalingstermijn | 2 jaar |
Welke betalingstermijn geldt?
Heb je niets afgesproken, dan is de betalingstermijn 30 dagen. Tussen bedrijven is de maximale termijn 60 dagen, behalve als iets anders in een contract is afgesproken. Voor grote bedrijven geldt een strengere regel: zij moeten mkb-ondernemers en zelfstandigen binnen 30 dagen betalen. Groot is een rechtspersoon die op twee opeenvolgende balansdata aan minstens twee van deze drie eisen voldoet: 250 werknemers of meer, een netto-omzet van meer dan € 50 miljoen, of een balanstotaal van meer dan € 25 miljoen. Werk je als zzp’er voor zo’n opdrachtgever, dan is een betaaltermijn van 60 dagen in hun inkoopvoorwaarden dus niet toegestaan.
Stappen als je klant niet betaalt
Ondernemersplein raadt deze volgorde aan: bel je klant en maak aantekeningen; stuur een paar dagen na de vervaldatum een betalingsherinnering en meld daarin dat je de wettelijke rente in rekening gaat brengen; stuur dan een aanmaning met een termijn van 14 dagen, bij voorkeur aangetekend (bij een consument is die verplicht en kosteloos); bied eventueel een betalingsregeling aan; en schakel pas daarna een incassobureau, deurwaarder of advocaat in. Een deurwaarder heeft meestal eerst een vonnis van de rechter nodig.
Krijg je je geld uiteindelijk niet, dan kun je de btw die je over de factuur afdroeg terugvragen; hoe en wanneer staat in creditfactuur en oninbare vorderingen.
Reken je vordering uit
Incassokosten volgens de staffel, afgerond op hele centen. Rente als indicatie: enkelvoudig over het aantal dagen te laat, gedeeld door 365, met het percentage dat in die periode gold. De tool rekent alleen met de bekende percentages (handelsrente 10,4% vanaf 1 juli 2026, niet-handelsrente 4% vanaf 1 januari 2026) en tot en met 31 december 2026. Bij een consument zijn incassokosten pas verschuldigd na de kosteloze aanmaning.
Waarop dit gebaseerd is
Verwante artikelen: btw terugvragen als je klant niet betaalt in creditfactuur; wat er op je factuur moet staan in factuurvereisten 2026; en hoeveel buffer je aanhoudt voor maanden zonder betaling in buffer opbouwen.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken je incassokosten?
Met de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% tot € 200.000 en 0,5% daarboven. Het minimum is € 40, het maximum € 6.775.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen bij een factuur van € 1.000?
€ 150: 15% van € 1.000. Samen met de hoofdsom vorder je dan € 1.150, plus de wettelijke rente over de dagen dat je klant te laat is.
Mag ik incassokosten rekenen bij een zakelijke klant zonder afspraak?
Ja. Tussen bedrijven mag je in een contract afwijken van de staffel, maar als je niets hebt afgesproken, geldt de wettelijke regeling. Je bent bij een bedrijf niet verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen.
Wat is de wettelijke handelsrente in 2026?
Sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar. Die geldt bij leveringen aan bedrijven en overheden. Bij consumenten geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties: 4% sinds 1 januari 2026. Het percentage wordt elk halfjaar opnieuw vastgesteld.
Wat is de wettelijke betalingstermijn?
30 dagen als je niets hebt afgesproken. Tussen bedrijven is maximaal 60 dagen de regel, tenzij in een contract iets anders staat. Grote bedrijven moeten mkb-ondernemers en zelfstandigen binnen 30 dagen betalen.
Moet ik bij een consument eerst een aanmaning sturen?
Ja. Bij een particuliere klant stuur je eerst een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van 14 dagen. Pas daarna mag je incassokosten rekenen.
Bronnen
Geraadpleegd op 4 november 2026.
- Staffel buitengerechtelijke incassokosten, minimum en maximum, afwijken tussen bedrijven — Rechtspraak
- Betalingstermijnen, grote bedrijven, incassokosten, wettelijke rente — Ondernemersplein
- Stappenplan, aanmaning, verjaring — Ondernemersplein, Stappenplan klant betaalt factuur niet
- Hoogte wettelijke rente — Rijksoverheid en Besluit vaststelling wettelijke rente