Factuurvereisten 2026: wat moet er op je factuur als zzp’er?
Kort antwoord: Wat zijn de factuurvereisten?
Op een gewone btw-factuur staan 11 gegevens: naam en adres van jou en je klant, je btw-id, je KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek opvolgend factuurnummer, wat en hoeveel je leverde, de leverdatum, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Je stuurt de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de levering. Gebruik je de KOR, dan zet je geen btw op de factuur maar vermeld je dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. Tot € 100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur. Bewaren: 7 jaar.
De factuurvereisten komen uit de btw-regels: een factuur is het bewijs waarmee je klant de btw kan aftrekken en waarmee jij je omzet verantwoordt. Wat erop moet, hangt af van je situatie. Hieronder staat de basis, wat er per situatie verandert, en met de factuurcheck onderaan stel je je eigen lijst samen, inclusief de datum waarop je factuur uiterlijk de deur uit moet.
Welke gegevens moeten op een factuur?
Volgens de Belastingdienst vermeld je op je factuur altijd:
| # | Gegeven | Let op |
|---|---|---|
| 1 | Volledige naam van jou en je klant | De juridische naam; je handelsnaam mag ook als die met adres en woonplaats bij de KVK is geregistreerd. |
| 2 | Volledig adres van jou en je klant | Het adres waar de onderneming feitelijk zit; alleen een postbus is niet genoeg. |
| 3 | Jouw btw-identificatienummer | Het nummer met NL ervoor. |
| 4 | Jouw KVK-nummer | Als je bij de KVK bent ingeschreven. |
| 5 | Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt. |
| 6 | Factuurnummer | Opeenvolgend, in 1 of meer reeksen; elk nummer komt maar 1 keer voor. |
| 7 | Wat je leverde en hoeveel | Bij goederen soort en aantal, bij diensten soort en omvang. |
| 8 | Leverdatum | Of de datum van de vooruitbetaling. |
| 9 | Bedrag zonder btw | Per tarief apart, met de eenheidsprijs als die van toepassing is. |
| 10 | Btw-tarief | Het tarief dat op de levering of dienst van toepassing is. |
| 11 | Btw-bedrag | Rekenkundig afgerond op hele centen. |
Rond het btw-bedrag rekenkundig af op hele centen: € 20,124 wordt € 20,12 en € 20,125 wordt € 20,13. Je kiest of je per regel afrondt of over het totaal, maar je mag de twee methodes niet naast elkaar gebruiken.
Wanneer moet je een factuur sturen?
Aan andere ondernemers en aan rechtspersonen (ook buitenlandse, ook als ze geen ondernemer zijn) stuur je altijd een factuur. Ook als je een vooruitbetaling krijgt; alleen bij een vooruitbetaling voor een intracommunautaire levering hoeft dat niet. Aan particulieren hoef je in de meeste gevallen geen factuur te sturen; uitzonderingen zijn onder meer een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel naar een afnemer in een ander EU-land.
Termijn: je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je leverde. Lever je op 3 maart of op 31 maart, dan is de uiterste datum in beide gevallen 15 april. Wie aan het begin van de maand levert, heeft dus ruim zes weken; wie op de laatste dag levert, maar twee weken.
Wat verandert er per situatie?
| Situatie | Btw op de factuur | Wat je extra of anders vermeldt |
|---|---|---|
| Gewone factuur aan een Nederlandse ondernemer | ja, 21%, 9% of 0% | niets extra |
| Je gebruikt de kleineondernemersregeling (KOR) | nee | dat je de kleineondernemersregeling gebruikt; je bent niet verplicht te factureren |
| Btw verlegd binnen Nederland | nee | ‘btw verlegd’ en het btw-id van je klant |
| Dienst aan een ondernemer in een ander EU-land | nee | ‘btw verlegd’ (mag ook in het Engels, Duits of Frans) en de btw-id’s van jou én je klant |
| Goederen aan een ondernemer in een ander EU-land | 0% | de btw-id’s van jou en je klant en ‘tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB ’68’ of ‘artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112’, in elke gewenste taal |
| Gebruikte goederen onder de margeregeling | nee | ‘bijzondere regeling – gebruikte goederen’ (of de variant voor kunst of verzamelvoorwerpen) en de verkoopprijs |
| Je verkoopt aan een particulier | — | meestal geen factuurplicht; uitzonderingen zoals een nieuw vervoermiddel naar een ander EU-land |
Meer over verleggen binnen Nederland en factureren naar klanten in andere EU-landen staat in btw verleggen 2026; wanneer de KOR voor jou loont in KOR 2026.
Wanneer mag een vereenvoudigde factuur?
Een vereenvoudigde factuur mag als het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw is, of als de factuur een wijziging is van een eerdere factuur. Er moeten dan minimaal op: de datum van uitreiken, je naam en adres, welke goederen of diensten je leverde, en de btw of de gegevens waarmee die te berekenen is. Bij een wijziging verwijs je naar de oorspronkelijke factuur; hoe dat werkt bij korting, annulering of retour staat in creditfactuur. Niet toegestaan bij een intracommunautaire levering, een afstandsverkoop of een levering in een ander EU-land waarbij de btw naar de afnemer is verlegd.
Mag een factuur digitaal, en wordt een e-factuur verplicht?
Digitaal factureren mag nu al, als je klant ermee akkoord gaat en je kunt instaan voor de echtheid van de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid. Hoe je dat doet, bepaal je zelf. Bewaar digitale facturen digitaal, in de vorm waarin je ze verstuurde of ontving.
Dat verandert. Door de Europese richtlijn ViDA (Richtlijn (EU) 2025/516) wordt een gestructureerde e-factuur verplicht bij transacties tussen ondernemers in verschillende EU-landen, per 1 juli 2030. Een pdf per e-mail voldoet dan niet meer aan die standaard, en de e-factuur moet binnen 10 dagen na levering de deur uit. Het kabinet wil per dezelfde datum ook binnenlandse e-facturatie invoeren, met digitale rapportage naar verwachting per 1 juli 2031. Het wetsvoorstel wordt naar verwachting voor de zomer van 2027 ingediend. Volgens de Rijksoverheid zijn ondernemers in de KOR, met maximaal € 20.000 omzet per jaar, vrijgesteld van e-facturatie en -rapportage. Dit zijn plannen; de Nederlandse regels liggen nog niet vast.
Hoe lang bewaar je facturen?
Facturen bewaar je 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar. Gebruik je de Unieregeling of de Invoerregeling van het éénloketsysteem, dan bewaar je de gegevens over die leveringen en diensten ook 10 jaar. Een gescande papieren factuur mag je digitaal bewaren als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is.
Factuurcheck: stel je eigen lijst samen
Lijst volgens de factuureisen van de Belastingdienst (gecontroleerd 30 oktober 2026). Bijzondere gevallen zoals export buiten de EU, afstandsverkopen en de margeregeling voor kunst en antiek staan er niet volledig in; controleer die bij de Belastingdienst.
Waarop dit gebaseerd is
Verwante artikelen: wanneer je btw verlegt en wat dan op de factuur komt in btw verleggen 2026; hoe je de btw aangeeft in de btw-aangifte; of de KOR voor jou loont in KOR 2026; en de tarieven in andere EU-landen in btw-tarieven Europa.
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een factuur?
Naam en adres van jou en je klant, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek opvolgend factuurnummer, wat en hoeveel je leverde, de leverdatum, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Dat zijn 11 gegevens volgens de Belastingdienst.
Wanneer moet ik een factuur sturen?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je leverde. Lever je in maart, dan uiterlijk 15 april. Bij een vooruitbetaling stuur je ook een factuur, behalve bij een vooruitbetaling voor een intracommunautaire levering.
Wat zet ik op mijn factuur als ik de KOR gebruik?
Geen btw. Je vermeldt dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Je bent in de KOR niet verplicht om een factuur te sturen, maar doe je het wel, dan staat die vermelding erop.
Wat is een vereenvoudigde factuur?
Een factuur met minder gegevens, toegestaan tot € 100 inclusief btw of als het een wijziging van een eerdere factuur is. Minimaal: datum, je naam en adres, wat je leverde en de btw of de gegevens om die te berekenen. Niet bij intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen.
Wordt een e-factuur verplicht?
Volgens de Europese richtlijn ViDA wordt een gestructureerde e-factuur verplicht bij handel tussen ondernemers in verschillende EU-landen per 1 juli 2030; een pdf per e-mail voldoet dan niet. Het kabinet wil per dezelfde datum ook binnenlands e-factureren invoeren. Ondernemers in de KOR worden volgens de Rijksoverheid vrijgesteld. Het Nederlandse wetsvoorstel wordt naar verwachting voor de zomer van 2027 ingediend.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
7 jaar. Facturen over onroerende zaken 10 jaar, en gegevens onder de Unieregeling of Invoerregeling van het éénloketsysteem ook 10 jaar. Digitale facturen bewaar je digitaal.
Bronnen
Geraadpleegd op 30 oktober 2026.
- Verplichte factuurgegevens — Belastingdienst, Factuureisen
- Termijn en digitaal factureren — Belastingdienst, Facturen maken
- Wie factureren moet — Belastingdienst, Wie zijn verplicht te factureren
- Vereenvoudigde factuur — Belastingdienst
- KOR — Belastingdienst
- Verleggingsregeling — Belastingdienst
- Margegoederen — Belastingdienst
- Diensten en goederen naar andere EU-landen — Belastingdienst, diensten en goederen
- Btw-bedrag afronden — Belastingdienst
- Bewaren — Belastingdienst, Uw facturen bewaren
- Verplichte e-facturatie — Rijksoverheid, 11 september 2026 en Ondernemersplein