BUA-regeling 2026: wanneer je de btw op cadeaus en personeel niet mag aftrekken

Voor de meeste zzp’ers speelt de BUA op twee momenten: als je een cadeau geeft aan een klant die zelf geen btw kan aftrekken, en als je personeel hebt. De regel zelf is kort, maar hij heeft een scherpe rand: de grens van € 227 is geen vrijstelling tot dat bedrag, maar een klif. Ga je er een euro overheen, dan ben je de btw over alles kwijt.

Wat valt onder de BUA?

Het besluit sluit de btw-aftrek uit voor goederen en diensten die je gebruikt voor:

• Het voeren van een zekere staat (zo noemt het besluit het, zonder het verder te omschrijven).
• Relatiegeschenken en andere giften aan iemand die de btw zelf niet (of hoofdzakelijk niet) zou kunnen aftrekken. Een relatiegeschenk is alles wat je in verband met een zakelijke relatie of uit vrijgevigheid weggeeft, gratis of voor minder dan de kostprijs.
• Voorzieningen voor je personeel: huisvesting, loon in natura, sport, ontspanning, privévervoer en andere persoonlijke doeleinden. Een auto die je ter beschikking stelt, valt hier niet onder.

Voor eten en drinken dat je je personeel buiten de horeca verstrekt, bijvoorbeeld in een eigen kantine, heeft het besluit een eigen rekenregel; ook dat telt mee voor de drempel.

Voor wie geldt de grens van € 227?

Bij een cadeau hangt het af van de ontvanger. De Belastingdienst legt het zo uit: je mag de btw niet aftrekken als de ontvanger, als die het zelf zou kopen, minder dan 30% btw zou kunnen aftrekken, én je boven de drempel komt.

Zit je zelf in de KOR, dan speelt de BUA voor jou niet: je trekt dan sowieso geen btw af.

De klif bij € 227

De drempel werkt niet als een vrijstelling tot € 227. Blijven je uitgaven voor een ontvanger op of onder de grens, dan geldt de BUA niet en mag je alle btw aftrekken. Kom je erboven, dan geldt de BUA voor het hele bedrag. Een cadeau met 21% btw aan een particulier:

Eén euro meer dan € 227 kost je hier € 47,88 btw die je niet meer mag aftrekken. Wil je onder de drempel blijven, kijk dan naar het totaal per persoon over het hele boekjaar, niet per cadeau.

Hoe je per persoon telt

• Alles bij elkaar. Relatiegeschenken, giften en personeelsvoorzieningen voor dezelfde persoon in hetzelfde boekjaar tel je op.
• Groepsvoorzieningen, zoals een fitnessruimte voor het hele team, deel je door het aantal mensen dat er gebruik van maakt of kan maken.
• Alleen uitgaven met btw tellen mee. Contant geld, zoals een bonus, telt niet mee. Op voorzieningen die je afschrijft, reken je met een redelijke afschrijving per jaar.
• Eigen bijdrage telt niet af. Sinds 2024 mag je een eigen bijdrage van een werknemer of relatie niet meer van de uitgaven aftrekken bij de drempeltoets. Over de eigen bijdrage betaal je wel btw.

Een voorbeeld met personeel: je geeft een werknemer een kerstpakket van € 80 en betaalt voor diezelfde werknemer een workshop van € 180, beide exclusief btw. Samen is dat € 260, meer dan € 227. Je mag dan de btw over allebei niet aftrekken. Zonder de workshop had je de btw op het kerstpakket wel mogen aftrekken.

Corrigeren in je laatste aangifte

Heb je in de loop van het jaar btw afgetrokken op uitgaven die achteraf boven de drempel uitkomen, dan betaal je die terug. Dat doe je in de laatste btw-aangifte van het jaar, samen met correcties zoals die voor privégebruik.

Wat lijkt op de BUA, maar anders werkt

• Eten en drinken in de horeca. Btw op eten en drinken dat je in een restaurant of café gebruikt, of dat een cateraar verzorgt in een speciaal ingerichte ruimte, mag je nooit aftrekken. Of het nu voor jezelf, je personeel of een klant is, en ook onder € 227.
• Een fiets voor een werknemer voor woon-werkverkeer is uitgezonderd: je mag tot € 130 btw aftrekken (de btw in € 749 inclusief btw), onder voorwaarden. Voor een fiets voor jezelf: zie fiets van de zaak.
• Outplacement voor personeel en de auto van de zaak vallen buiten de BUA; voor de auto gelden eigen btw-regels voor privégebruik.
• Vraag je een vergoeding waarover je btw berekent, dan blijft je aftrek tot het bedrag van die btw staan.

En de inkomstenbelasting?

De BUA gaat alleen over btw. Voor je winst gelden andere regels: relatiegeschenken vallen volgens de Belastingdienst in het algemeen onder representatie, en dan is de eerste € 5.700 van je gemengde kosten niet aftrekbaar, of je kiest ervoor om 80% af te trekken. Wat dat oplevert, staat in representatiekosten 2026; marketing in het algemeen in klantwerving en marketing aftrekbaar.

Reken het uit per ontvanger

Waarop dit rekent

Verwante artikelen: je btw-aangifte en correcties in btw-aangifte als zzp’er; de KOR in kleineondernemersregeling 2026; btw die naar jou verlegd wordt in btw verleggen; en de inkomstenbelasting-kant in klantwerving aftrekbaar.

Veelgestelde vragen