Hoe lang moet je je administratie bewaren als zzp’er? De bewaarplicht in 2026

Elke zzp’er krijgt het advies om ‘alles 7 jaar te bewaren’. Dat klopt, maar het is niet het hele verhaal. Hoe lang je je administratie moet bewaren, hangt af van wat het is en vooral van wanneer de termijn begint. Deze pagina zet de officiële regels op een rij, met een overzicht per soort gegeven en een rekenhulp die uitrekent tot wanneer je iets minimaal bewaart.

Hoe lang moet je je administratie bewaren?

De hoofdregel is 7 jaar. Ondernemersplein noemt dit de fiscale bewaarplicht en verwijst naar artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Zo kan de Belastingdienst achteraf controleren of je de juiste belasting hebt betaald. Een goed bewaarde administratie helpt je ook bij juridische geschillen. Per soort gegeven ziet het er zo uit:

De basisgegevens zijn het hart van je administratie. Volgens de Belastingdienst bewaar je je grootboek, je debiteuren- en crediteurenadministratie en je in- en verkoopadministratie altijd 7 jaar; daarover kun je geen kortere termijn afspreken. Voor andere gegevens kan dat wel, net als afspraken over de vorm (digitaal of papier) en over hoe gedetailleerd je iets bewaart, bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa. De Belastingdienst legt zulke afspraken schriftelijk vast.

Vanaf wanneer tellen de 7 jaar?

Hier gaat het vaak mis. De bewaartermijn begint niet op de dag dat je een stuk ontvangt, maar pas als het gegeven niet meer actueel is. Zolang een gegeven actueel is, hoort het gewoon bij je administratie. De Belastingdienst geeft zelf het voorbeeld van een leasecontract van 4 jaar: dat bewaar je die 4 jaar in je administratie, en daarna begint de bewaartermijn. Uitgewerkt met data (eigen rekenvoorbeeld): begint het contract op 1 januari 2026, dan is het actueel tot 1 januari 2030. Pas dan begint de bewaartermijn van 7 jaar, zodat je het contract tot 1 januari 2037 bewaart: 11 jaar na de start.

Voor contracten, vergunningen, een bedrijfspand of een bedrijfsmiddel dat je jaren gebruikt, kan de werkelijke bewaarperiode dus veel langer zijn dan 7 jaar. Twijfel je of iets nog actueel is, bewaar het dan. Met de rekenhulp hieronder zie je tot wanneer je een stuk minimaal bewaart.

Wat moet je bewaren als zzp’er?

• Alle facturen: de facturen die je verstuurt en die je ontvangt, in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Wat er op een factuur moet staan, lees je in factuurvereisten 2026.
• Je basisgegevens: grootboek, debiteuren en crediteuren, in- en verkoopadministratie en, als je die hebt, voorraad- en loonadministratie.
• Je uren: gebruik je het urencriterium, de zelfstandigenaftrek of de meewerkaftrek, dan houd je bij hoeveel uren jij en eventueel je fiscale partner aan de onderneming besteden, en bewaar je die gegevens in je administratie.
• Programma’s en bestanden: volgens Ondernemersplein geldt de bewaarplicht ook voor computerprogramma’s en bestanden. Bij een controle moeten de bestanden bruikbaar zijn, dus ook de programma’s waarmee je ze opent.
• Na het stoppen: de KVK noemt facturen, bankafschriften en contracten als zakelijke gegevens die je minimaal 7 jaar bewaart.

Digitaal bewaren en scannen

Je administratie mag digitaal of op papier. Een digitale factuur druk je niet af, maar sla je digitaal op. Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en je ook de echtheidskenmerken opslaat. Voldoe je daaraan, dan hoef je de originelen niet te bewaren. De digitale administratie bewaar je dan wel 7 of 10 jaar, en de Belastingdienst moet hem binnen een redelijke termijn kunnen controleren. Dat laatste betekent in de praktijk: zorg dat je over een paar jaar je oude boekhoudbestanden nog kunt openen, ook als je van boekhoudprogramma wisselt.

Bewaarplicht na het stoppen van je bedrijf

Schrijf je je bedrijf uit bij de KVK, dan stopt de bewaarplicht niet. Je blijft verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie, zodat de Belastingdienst die kan controleren: minimaal 7 jaar, en 10 jaar voor onroerende zaken. Wat er fiscaal gebeurt als je stopt, staat in stoppen met je eenmanszaak.

Tot wanneer moet ik dit bewaren? Rekenhulp

Waarop dit gebaseerd is

Verwant: wat er op een factuur moet in factuurvereisten; een factuur corrigeren met een creditfactuur; je uren bijhouden voor het urencriterium; en je administratie opzetten als startende zzp’er.

Veelgestelde vragen